So plane ich meine Arbeitswoche

In den letzten Monaten (und Jahren, wenn wir mal ehrlich sind) hab ich gelernt: Wenn ich meine Woche nicht vernünftig plane, kann ich auch nicht vernünftig arbeiten.

Mittlerweile kann ich es gar nicht mehr haben, mich montags an den Laptop zu setzen und nicht zu wissen, was ich zu tun hab – deswegen ist es zu einer sehr festen Routine geworden, am Sonntag meine Arbeitswoche zu planen!

Wie ich das mache (und was mir dabei wichtig ist) zeig ich dir jetzt.

Warum überhaupt eine Wochenplanung?

Okay, dass man mit eigenem Business zumindest ein bisschen planen sollte, woran man so arbeitet, ist kein großes Geheimnis. Für mich war aber gerade die Wochenplanung schon immer essenziell.

Natürlich überlege ich auch für jeden Monat, was so ansteht und welche Projekte an der Reihe sind. Allerdings ist das noch relativ abstrakt.

In meiner Wochenplanung werde ich konkret:

  • Was ist mein Fokusprojekt diese Woche?
  • Welche Termine hab ich und wie kann ich meine Arbeit drumherum planen?
  • Gibt es Deadlines, die ich einhalten muss?

Eine gute Wochenplanung ist für mich der Schlüssel, um in meinem Business wirklich voranzukommen. Wenn ich planlos in die Woche gehe, fühl ich mich, als würd ich in der Luft hängen und weiß gar nicht wohin mit mir. ?

Schritt für Schritt: Meine Wochenplanung mit diesen Tools

Das erste und wichtigste Tool für mich ist dabei Notion – und das zweite, ganz fancy, mein ✨Kalender✨. Krasser Geheimtipp, ich weiß.

Kleiner Hinweis: Den Aufbau der folgenden Notion-Dashboards hab ich mir nicht selber ausgedacht. Sie stammen alle aus dem Kurs Notion Mastery von Marie Poulin, den ich dir zu 100% empfehlen kann – es ist eine kleine Investition, die sich für mich aber schon massiv ausgezahlt hat. Ohne Notion, ohne mich.

Ohne Notion geht in meinem Business mittlerweile gar nix mehr. Ich hab dort alle Projekte, Aufgaben, Notizen und Ideen drin – in der Wochenübersicht, die du auf dem Screenshot siehst, seh ich entsprechend alles, was in der aktuellen Woche relevant ist.

(So eine Übersicht hab ich auch für den aktuellen Tag, den Monat, das Quartal und das Jahr.)

Allerdings spielt diese Wochenübersicht für meine Planung keine große Rolle. Die Übersicht nutze ich eher, um dann eben im Laufe der Woche alles Wichtige auf einen Blick zu sehen.

Für die Planung nutze ich das Dashboard, das sowohl einen Teil zur Reflektion der vorherigen Woche beinhaltet als auch den Teil zur Planung.

Hier siehst du die Schritte im Überblick:

Schritt 1 ist Ziele setzen. Für jede Woche lege ich 3 Dinge fest, die quasi nicht verhandelbar sind und oberste Priorität haben. Das sind normalerweise Sachen, die mit meinem Fokusprojekt zu tun haben.

Ich würde lügen, wenn ich dir jetzt sage, dass ich diese 3 Dinge jede Woche auch wirklich erreiche oder mache. Mindestens eine bleibt eigentlich immer auf der Strecke.

Das find ich aber gar nicht schlimm – es geht mir hier hauptsächlich darum, die Richtung vorzugeben. In der Wochenübersicht oben siehst du, dass diese 3 Ziele mir dort auch angezeigt werden, sodass ich mich immer wieder darauf berufen und den Fokus entsprechend setzen kann.

Im nächsten Schritt check ich die Prioritäten, die ich für meine derzeit aktiven Projekte festgelegt hab. Ich weiß, dass es eigentlich immer nur ein Projekt geben sollte, dass die Priorität „hoch“ hat – ist aber meistens nicht so. ?

Hier einmal drüberzugehen geht wirklich fix; ich check wirklich nur, ob sich da jetzt für die Woche was ändert.

Der nächste Schritt ist da schon deutlich interessanter, hier kommt jetzt auch der Kalender ins Spiel: Ich plan meine Aufgaben für die Woche ein.

In der Kalender-Ansicht in Notion seh ich, welche Aufgaben von der vergangenen Woche noch offen sind und welche Aufgaben generell anstehen, die noch nicht terminiert, d.h. fix einplant, sind (links in der Liste):

Ich zieh die Aufgaben hier also auf den Tag, an dem ich sie erledigen möchte. Und gleichzeitig nehm ich meinen Kalender und plane dort grob, wie viel Zeit ich für die einzelnen Aufgaben brauche (da kann ich in Notion nix für einstellen) und in welcher Reihenfolge ich sie abarbeiten will.

Ganz wichtig: Diese Planung ist wirklich nur grob – ist das eine Aufgabe für eine Stunde oder plan ich dafür einen ganzen Nachmittag ein?

Dieser Schritt hilft mir extrem bei meiner täglichen Arbeit. Ich weiß morgens genau, was ich zu tun hab und kann direkt mit der wichtigsten Aufgabe starten, ohne mir vorher noch über irgendwas Gedanken machen zu müssen.

Der Kalender sieht dann zum Beispiel so aus:

Zwei Dinge dazu:

Ich nutze einzelne Kalender für unterschiedliche Dinge. Orange sind private Termine, blau sind Business-Termine, türkis die eingeplanten Aufgaben und lila hab ich ganz kreativ „Routinen“ genannt.

Mehrere Kalender zu nutzen kann ich dir nur empfehlen – dadurch wird’s deutlich übersichtlicher!

Orange und blau hab ich z.B. auch mit meinem Mann geteilt, damit er weiß, wann ich Termine hab. Wann genau ich jetzt an welcher Aufgabe arbeite, ist für ihn aber natürlich nicht relevant.

Außerdem versuche ich so gut wie möglich, Puffer einzuplanen. Nach den Terminen (in blau) siehst du z.B. recht große Lücken. Ich weiß mittlerweile einfach, dass ich nach Calls nicht direkt wieder weiterarbeiten kann, sondern erstmal ne Pause brauche. ?

Wenn diese Planung erledigt ist (und ja, das ist der Schritt der am längsten dauert) lege ich noch meine WIN THE DAY Aufgabe für jeden Tag fest: Die eine Sache, die ich auf jeden Fall erledigen möchte!

Im besten Fall ist das dann die Aufgabe, mit der ich morgens in meinen Arbeitstag starte. Ich seh sie auch in meiner Übersicht für den Tag:

Und das war’s mit der Wochenplanung!

Im besten Fall plane ich auch noch Zeit für Weiterbildung ein (Schritt 4 oben, Lern-Sessions einplanen), aber sind wir mal ehrlich, das passiert viel zu selten.

Wie gut halte ich mich an diese Planung?

Ich hab gerade schon gesagt, dass ich die Planung im Kalender nur grob mache. Meine Arbeitstage fangen nie zur gleichen Zeit an und hören auch seltenst zu der Zeit auf, die im Kalender steht.

Da stress ich mich aber auch wirklich nicht: Wichtig ist für mich vor allem, dass ich weiß, was ich an jedem Tag arbeiten möchte. Wann genau das dann passiert, ist zweitrangig.

Aber das ist nur mein Take – vielleicht funktioniert es für dich besser, wenn du dir Arbeitszeiten und Pausen fix planst!

Was den Workload an sich angeht, klappt die Planung mal besser und mal schlechter. Ich hatte schon Wochen, da saß ich Freitagmittag da und hatte alles erledigt, was ich mir vorgenommen hatte – und ich hatte Wochen, da hab ich mich komplett übernommen und vielleicht die Hälfte geschafft.

Aber es wird besser :)

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