Im Mai 2018 kam sie für die meisten wie aus dem Nichts und hat die (Online-)Welt überrollt: Die DSGVO. Auch ich habe mich natürlich genau damit auseinandergesetzt.
Auch für dein E-Mail-Marketing spielt die DSGVO eine Rolle, denn mit E-Mail-Adressen, IP-Adressen oder ggf. Namen speicherst du in jedem Fall personenbezogene Daten!
Jetzt bin ich aber keine Anwältin und werde dir daher auch nicht sagen (können), was richtig ist und was falsch. Das hier ist keine Rechtsberatung.
Trotzdem werde ich hier in diesem Blogartikel das Thema DSGVO behandeln – und zwar im Bezug auf das E-Mail-Marketing Tool GetResponse!
Über GetResponse habe ich schon viel geschrieben, also schau auch gerne mal in die anderen Tutorials rein, wenn du das Tool nutzt oder überlegst, es zu tun:
- Automatisierung leicht gemacht: So funktioniert die Marketingautomation bei GetResponse
- Tagging und Segmentierung bei GetResponse
- Wie du bei GetResponse Autoresponder erstellst
- Newsletter verschicken mit GetResponse: So funktioniert’s!
Hinweis: Wenn du dir das Tutorial zu den DSGVO-Funktionen lieber als Video anschauen möchtest, kannst du einfach bis zum Ende des Artikels scrollen, dort findest du mein Video Tutorial.
GetResponse und die DSGVO – passt das?
Wie gesagt: Ich kann dir beim besten Willen nicht sagen, was im Hinblick auf die DSGVO richtig ist oder falsch. Das beruht jetzt nur auf meinen eigenen Erfahrungen und Recherchen!
Fakt ist auf jeden Fall, dass GetResponse seinen Hauptsitz in Polen und damit in der EU hat. Damit beschäftigen sie sich mit der DSGVO vermutlich schon mal etwas anders als Anbieter aus den USA (womit ich nicht sagen will, dass diese dann automatisch schlechter sind, aber es ist sicher einfach eine andere Situation).
Rund um das Inkrafttreten der DSGVO habe ich die Entwicklung bei GetResponse sehr genau verfolgt, da wir mit Punktkariert zu der Zeit GetResponse genutzt haben und auch sehr zufrieden waren, sodass ich ungerne nur deswegen wechseln wollte.
Und tatsächlich hat sich bei GetResponse einiges getan! Wie bei quasi allen anderen Unternehmen auch, war das zeitlich eine eher knappe Angelegenheit, aber es gab seitdem auf jeden Fall einige neue (und verbesserte) Funktionen, auf die ich gleich noch genauer eingehen werde.
Grundsätzlich hatte ich das Gefühl, dass man sich dort genau mit den Bestimmungen der DSGVO auseinandergesetzt hat. Bei Fragen per E-Mail habe ich auch immer recht zügig eine Antwort erhalten.
Übrigens: Du kannst GetResponse 30 Tage kostenlos testen*! Damit kannst du dich dann erstmal selber davon überzeugen.
Außerdem habe ich noch einen ausführlichen Testbericht für dich, indem ich dir die wichtigsten Funktionen sowie (unter anderem) Vor- und Nachteile vorstelle: GetResponse Test
Die DSGVO-Funktionen bei GetResponse
Einmal sage ich es jetzt noch: Das hier ist keine Rechtsberatung. Ich möchte dir in diesem Tutorial nur zeigen, welche Möglichkeiten GetResponse dir bietet, um die Vorgaben der DSGVO umzusetzen.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Einen solchen Vertrag musst du mit allen Drittanbietern abschließen, die Daten in deinem Namen verarbeiten. Und da du bei GetResponse ja die Daten deiner Newsletterabonnenten speicherst, ist das hier der Fall.
Glücklicherweise macht es GetResponse dir hier aber wirklich leicht!
Um den Vertrag abzuschließen, gehst du einfach in deine Kontoverwaltung und zum Menüpunkt „Vereinbarung zur Datenverarbeitung“. Dann klickst du auf „Personalisierte DPA generieren“.
Jetzt musst du deine Daten eingeben – diese können bis zu 30 Tage nach Erstellung des Vertrags noch geändert werden. Achte am besten einfach darauf, alles direkt korrekt einzugeben :)
Anschließend klickst du auf Abschicken und das war es schon! Jetzt kannst du den Vertrag herunterladen. Mehr musst du hier nicht machen.
Der Vertrag steht dir jetzt dauerhaft zum Download zur Verfügung:
DSGVO-Felder
Um die Zustimmung deiner Leser einzuholen, dass du ihnen bspw. auch Marketing E-Mails schicken darfst oder dass sie deine Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben, kannst du eine Checkbox in deine Opt-in Formulare einbinden.
Diese können sie dann bei der Anmeldung abhaken und du bist auf der sicheren Seite!
In GetResponse kannst du solche Checkboxen mithilfe der sogenannten DSGVO-Felder in deine Anmeldeformulare einbauen.
Die DSGVO-Felder legst du ebenfalls in der Kontoverwaltung an, unter dem gleichnamigen Menüpunkt.
Klicke dazu einfach auf „Feld erstellen“. Jetzt kannst du dem Feld erstmal einen Namen geben. Dieser ist nur für dich sichtbar und dazu da, dass du deine Felder gut auseinanderhalten und sortieren kannst, falls du mehrere nutzt.
Anschließend kannst du den Text für das Feld selber eingeben. GetResponse gibt hier selber auch Tipps, was du reinschreiben kannst:
Erklären Sie Ihren Kontakten genau, welche Art der Einwilligung sie erteilen. Der hier eingegebene Text wird neben einem Kontrollkästchen angezeigt. Sie können das Kontrollkästchen auf Landing Pages, Formularen oder Webinar-Registrierungsseiten platzieren.
Wenn du dir komplett unsicher bist, was du hier schreiben möchtest, wende dich am besten an einen Anwalt, der dir hier weiterhelfen kann.
Du kannst übrigens auch Links in den Text einfügen, zum Beispiel zu deiner Datenschutzerklärung, und den Text jederzeit nachträglich noch bearbeiten!
DSGVO-Felder in Formulare einfügen
Jetzt hast du dein Feld erstellt – schön und gut. Und jetzt? Jetzt musst du das Ganze natürlich noch in deine Anmeldeformulare einbauen.
Das kannst du ganz einfach im Drag&Drop Editor, in dem du die Anmeldeformulare erstellst.
Hier findest du deine erstellten DSGVO-Felder unter einem extra Menüpunkt, und kannst diese dann ganz einfach in dein Formular einfügen!
Kontakte nach DSGVO-Feldern filtern
In GetResponse hast du super viele Möglichkeiten, deine Kontakte zu segmentieren, zu filtern und zu ordnen. Wie das genau funktioniert, kannst du hier im Tutorial nachlesen!
An dieser Stelle möchte ich jetzt nur kurz darauf eingehen, dass du deine Kontakte auch danach segmentieren kannst, ob sie einem DSGVO-Feld eingewilligt haben oder nicht. Dafür gibt es in den Bedingungen sogar einen extra Menüpunkt:
Double Opt-in einstellen
In Deutschland bist du verpflichtet, das sogenannte Double Opt-in zu nutzen. Das bedeutet, dass neue Kontakte erstmal ihre E-Mail-Adresse bestätigen müssen, bevor sie wirklich zu Abonnenten werden und du ihnen Newsletter schicken darfst.
In GetResponse gibt es zwei Stellen, an denen du kontrollieren solltest, ob das Double Opt-in aktiviert ist.
Zuerst solltest du in die Einstellungen jeder Liste schauen. Dort findest du den Punkt „Abonnement“. Unter Double Opt-in sollte sowohl Web- als auch API-Abonnements aktiviert sein.
Darüber hinaus kannst du noch in jedem einzelnen Formular das Double Opt-in aktivieren. Das ist eigentlich immer voreingestellt, aber es schadet nicht, das Ganze einmal zu kontrollieren.
Das machst du über die Einstellungen im Formular-Editor!
Das waren die wichtigsten Funktionen in GetResponse, mithilfe derer du die Vorgaben der DSGVO umsetzen kannst!
GetResponse DSGVO-Funktionen: Video Tutorial
Hier findest du die Anleitung für die DSGVO-Funktionen auch nochmal im Video. Beachte bitte, dass ich das Video aufgenommen habe, bevor das neue Design von GetResponse online ging – das Menü sieht im Video also ein wenig anders aus als aktuell. Sonst hat sich aber nichts geändert!
Auf meinem YouTube Kanal findest du übrigens auch noch weitere GetResponse Tutorials.
Wenn du selber mal einen Blick in GetResponse werfen und alle Funktionen testen willst, kannst du das Tool ganz unkompliziert 30 Tage testen. Dafür musst du nicht mal eine Kreditkarte oder andere Zahlungsdaten angeben!
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